Qualquer empresa que conte com um quadro significativo de colaboradores — com diferentes perfis, horários e turnos — ou que tenha capacidades específicas em sua produção — com restrições e regras de negócio diferentes — pode encontrar entraves na definição das escalas de trabalho e decisões na linha de produção.
Na verdade, não saber como otimizar as pessoas e os recursos acaba sendo a principal preocupação dessas empresas, uma vez que as decisões de hoje já não servem mais para amanhã.
Mas, em meio à pandemia da Covid-19, refazer o planejamento operacional tem sido cada vez mais recorrente em um mundo volátil e incerto como o VUCA — ou não-linear e incompreensível como o BANI.
Otimização de pessoas e recursos
Ter de saber como alocar os recursos e as pessoas a cada semana passou a ser uma tendência mais que necessária por conta das variações de demanda acelerada. E não basta reagir no planejamento tático, que considere ações mensais, bimestrais ou trimestrais, por exemplo.
É certo que esse planejamento “mais macro” deve apresentar uma realidade que é compatível com a linha de produção ou tamanho da equipe. Ainda assim, não terá em si os detalhes – e oscilações fundamentais para o andamento do negócio -, que uma execução da programação diária e/ou semanal trará. Aqui, é um plano operacional, com detalhes do “micro”, ganha protagonismo pelas possibilidades de planejamento de demanda aderentes e fundamentais para que o tático tenha resultados mais expressivos e gere menos custos para o negócio.
Otimização de pessoas: Escala de trabalho
Para demonstrar como a otimização de pessoas funciona na prática, usaremos os hospitais como exemplo. Eles são ambientes altamente complexos, que funcionam 24 horas por dia, sete dias por semana. E, para isso, o número de colaboradores para atender a demanda é elevado. São inúmeros profissionais, de diferentes especialidades, que precisam ser alocados nas diferentes áreas de atendimento, da maneira mais produtiva possível e respeitando as determinações de órgãos reguladores.
Estamos falando de uma quantidade de enfermeiros por pacientes, médicos por ala, profissionais operando equipamentos, nutricionistas e cozinheiras se revezando na cozinha, equipe da limpeza, entre outras atribuições de equipes multidisciplinares que atuam por ali.
O bom gerenciamento de todos estes aspectos é crucial para o desempenho da instituição. Ao mesmo tempo, estruturar a escala de trabalho pode ser um desafio árduo neste tipo de ecossistema e raramente um processo manual será capaz de trazer o melhor resultado, correndo grandes riscos de falhas ou retrabalho.
E não são apenas os hospitais que enfrentam este tipo de situação. Imagine, por exemplo, uma companhia aérea, que precisa gerenciar toda a malha de voos e suas respectivas equipes para atender aos viajantes. Uma empresa de ônibus, que estabelece a escala de motoristas em uma viagem do Norte ao Sul do Brasil e precisa atentar às horas de trabalho, descanso e, ainda, ao retorno de suas equipes para o ponto de origem. Ou, até, supermercados e hotéis, que contam com inúmeros profissionais em diferentes áreas?
Paralelamente, para os colaboradores deste tipo de empresa, a escala de trabalho está entre as principais preocupações, pois variam bastante ao longo de semanas e meses, dificultando a conciliação entre trabalho e vida pessoal.
Otimização de Recursos: máquinas em um processo produtivo
Tão complexa também é a produção de determinadas linhas de produtos. Imagine uma empresa que comercializa embalagens para os maiores produtores de refrigerantes e cervejas do Brasil.
Ou seja, latas de alumínio para diversas marcas de bebidas: cervejas com e sem álcool, água tônica, refrigerantes, sucos e chás de vários sabores, com ou sem açúcar, e das mais variadas formulações. Para cada embalagem é uma pintura externa, um design e um lacre diferente.
A empresa tem que entender em quanto tempo cada máquina deve funcionar nos parâmetros de determinada embalagem. Assim, programa e aloca os recursos de modo a atender as demandas com o menor custo possível. Isso é fazer a alocação otimizada de recursos em um plano operacional, considerando um espectro de tempo menor.
Inteligência Artificial & otimização de pessoas e recursos
Tanto para otimização de pessoas (escala de trabalho) quanto para otimização de recursos (máquinas em um processo produtivo), contar com ferramentas analíticas e soluções de inteligência artificial traz mais segurança e agilidade para garantir resultados e menos gastos para a empresa.
Com as ferramentas adequadas, empresas podem criar planejamentos otimizados sob medida, de acordo com as necessidades e variáveis do seu negócio. Baseados em modelo matemático prescritivo, capazes de parametrizar e montar a programação diária e semanal da escala de equipes levando em consideração, entre outros aspectos, perfil, habilidades e preferências das pessoas; e a ordem de produção das máquinas levando em conta as especificações necessárias do que está sendo produzido, tempo de entrega, distribuição, entre outros.
Maturidade analítica
Para que a otimização de pessoas e a otimização de recursos seja realidade dentro das empresas, alguns critérios precisam ser levados em conta, em especial no que diz respeito ao nível de maturidade analítica em que a organização se encontra. os dados têm que ser precisos e “quentes”, atualizados diariamente (no máximo semanalmente) por pessoas que entendam a importância da ferramenta em um processo contínuo.
Com suporte de algoritmos inteligentes que suportam a tomada de decisões, é possível uma alocação otimizada de máquinas em um processo produtivo e a composição das escalas torna-se mais equilibrada e bem distribuída, trazendo benefícios às equipes, como melhor qualidade de vida e mais satisfação em suas rotinas de trabalho. Isso foi o que aconteceu na Rumo Logística.
Um caso real: Rumo Logística
Buscando reduzir os custos com pagamento de horas extras e balancear recursos e pessoas, a Rumo Logística, maior operadora ferroviária do Brasil, adotou uma solução em inteligência artificial da UniSoma para estruturar a escala de trabalho de seus profissionais. Antes da implementação, a Rumo fazia a programação diária de escalas de forma manual, com o suporte de planilhas.
Depois, como resultado, conseguiu passar a operar com mais trens e reduzir seus custos com alocação de profissionais, tornando a gestão mais eficiente, confiável e pontual, com redução significativa de horas totais de parada dos trens à espera dos maquinistas.
A tecnologia está em todo lugar e, cada vez mais, proporcionando avanços nas mais diferentes áreas de negócios. A UniSoma possui vasta experiência no desenvolvimento de soluções analíticas e de inteligência artificial para suportar negócios e tomada de decisões, e pode ser sua parceira na implementação de um processo mais estratégico de administração do capital humano focada em melhores resultados para o seu negócio.
Ela contribui com uma ferramenta prescritiva sob medida para otimizar o dia a dia da sua empresa e permitir planejamentos táticos e operacionais mais eficientes. Como resultado: demandas melhor atendidas e com custo menor. Entre em contato para saber mais.
