Qualquer empresa que conte com um quadro significativo de colaboradores — com diferentes perfis, horários e turnos — ou que tenha capacidades específicas em sua produção — com restrições e regras de negócio diferentes — pode, portanto, encontrar entraves na definição das escalas de trabalho e decisões na linha de produção.
Na verdade, não saber como otimizar as pessoas e os recursos acaba sendo a principal preocupação dessas empresas, uma vez que as decisões de hoje já não servem mais para amanhã.
Mas, em meio à pandemia da Covid-19, refazer o planejamento operacional tem sido cada vez mais recorrente em um mundo volátil e incerto como o VUCA — ou não-linear e incompreensível como o BANI.
Otimização de pessoas e recursos
Saber como alocar recursos e pessoas semanalmente tornou-se uma tendência essencial devido às variações aceleradas na demanda. Contudo, não basta reagir no planejamento tático, que considere ações mensais, bimestrais ou trimestrais, por exemplo.
De fato, esse planejamento “mais macro” deve apresentar uma realidade que é compatível com a linha de produção ou tamanho da equipe. Ainda assim, não terá em si os detalhes – e oscilações fundamentais para o andamento do negócio -, que uma execução da programação diária e/ou semanal trará. Aqui, é um plano operacional, com detalhes do “micro”, ganha protagonismo pelas possibilidades de planejamento de demanda aderentes e fundamentais para que o tático tenha resultados mais expressivos e gere menos custos para o negócio.
Otimização de pessoas: Escala de trabalho
Para demonstrar como a otimização de pessoas funciona na prática, usaremos os hospitais como exemplo. Eles são ambientes altamente complexos, que funcionam 24 horas por dia, sete dias por semana. Para atender à demanda, a empresa eleva o número de colaboradores. São inúmeros profissionais, de diferentes especialidades, que precisam ser alocados nas áreas de atendimento da maneira mais produtiva possível, respeitando as determinações de órgãos reguladores.
Além disso, estamos falando de uma quantidade de enfermeiros por pacientes, médicos por ala, profissionais operando equipamentos, nutricionistas e cozinheiras se revezando na cozinha, equipe da limpeza, entre outras atribuições de equipes multidisciplinares que atuam por ali.
O bom gerenciamento de todos estes aspectos é crucial para o desempenho da instituição. Ao mesmo tempo, estruturar a escala de trabalho pode ser um desafio árduo neste tipo de ecossistema e raramente um processo manual será capaz de trazer o melhor resultado, correndo grandes riscos de falhas ou retrabalho.
E não são apenas os hospitais que enfrentam este tipo de situação. Imagine, por exemplo, uma companhia aérea, que precisa gerenciar toda a malha de voos e suas respectivas equipes para atender aos viajantes. Uma empresa de ônibus, que estabelece a escala de motoristas em uma viagem do Norte ao Sul do Brasil e precisa atentar às horas de trabalho, descanso e, ainda, ao retorno de suas equipes para o ponto de origem. Ou, até, supermercados e hotéis, que contam com inúmeros profissionais em diferentes áreas?
Paralelamente, para os colaboradores deste tipo de empresa, a escala de trabalho está entre as principais preocupações, pois variam bastante ao longo de semanas e meses, dificultando a conciliação entre trabalho e vida pessoal.
Otimização de Recursos: máquinas em um processo produtivo
Tão complexa também é a produção de determinadas linhas de produtos. Imagine uma empresa que comercializa embalagens para os maiores produtores de refrigerantes e cervejas do Brasil.
Ou seja, latas de alumínio para diversas marcas de bebidas: cervejas com e sem álcool, água tônica, refrigerantes, sucos e chás de vários sabores, com ou sem açúcar, e das mais variadas formulações. Para cada embalagem é uma pintura externa, um design e um lacre diferente.
A empresa tem que entender em quanto tempo cada máquina deve funcionar nos parâmetros de determinada embalagem. Assim, programa e aloca os recursos de modo a atender as demandas com o menor custo possível. Fazer a alocação otimizada de recursos em um plano operacional, considerando um espectro de tempo menor, é o objetivo.
Inteligência Artificial & otimização de pessoas e recursos
Tanto para otimização de pessoas (escala de trabalho) quanto para otimização de recursos (máquinas em um processo produtivo), contar com ferramentas analíticas e soluções de inteligência artificial traz mais segurança e agilidade para garantir resultados e menos gastos para a empresa.
Com as ferramentas adequadas, empresas podem criar planejamentos otimizados sob medida, de acordo com as necessidades e variáveis do seu negócio. Baseados em modelo matemático prescritivo, capazes de parametrizar e montar a programação diária e semanal da escala de equipes levando em consideração, entre outros aspectos, perfil, habilidades e preferências das pessoas; e a ordem de produção das máquinas levando em conta as especificações necessárias do que está sendo produzido, tempo de entrega, distribuição, entre outros.
Maturidade analítica
Para que a otimização de pessoas e recursos seja uma realidade nas empresas, é essencial considerar o nível de maturidade analítica da organização. Os dados devem ser precisos e atualizados diariamente (ou no máximo semanalmente) por pessoas que compreendam a importância da ferramenta em um processo contínuo.
Com suporte de algoritmos inteligentes que suportam a tomada de decisões, é possível uma alocação otimizada de máquinas em um processo produtivo e a composição das escalas torna-se mais equilibrada e bem distribuída, o que beneficia as equipes com melhor qualidade de vida e maior satisfação nas rotinas de trabalho. Isso foi o que aconteceu na Rumo Logística.
Um caso real: Rumo Logística
Buscando reduzir os custos com pagamento de horas extras e balancear recursos e pessoas, a Rumo Logística, maior operadora ferroviária do Brasil, adotou uma solução em inteligência artificial da UniSoma para estruturar a escala de trabalho de seus profissionais. Antes da implementação, a Rumo fazia a programação diária de escalas de forma manual, com o suporte de planilhas.
Depois, como resultado, conseguiu passar a operar com mais trens e reduzir seus custos com alocação de profissionais, tornando a gestão mais eficiente, confiável e pontual, com redução significativa de horas totais de parada dos trens à espera dos maquinistas.
A tecnologia está em todo lugar e, cada vez mais, proporcionando avanços nas mais diferentes áreas de negócios. A UniSoma possui vasta experiência no desenvolvimento de soluções analíticas e de inteligência artificial para suportar negócios e tomada de decisões, e pode ser sua parceira na implementação de um processo mais estratégico de administração do capital humano focada em melhores resultados para o seu negócio.
Ela contribui com uma ferramenta prescritiva sob medida para otimizar o dia a dia da sua empresa e permitir planejamentos táticos e operacionais mais eficientes. Como resultado: demandas melhor atendidas e com custo menor. Entre em contato para saber mais.
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