Este conteúdo aborda como o Yduqs, um dos maiores grupos de educação superior do Brasil, usou a inteligência artificial, com a parceria da UniSoma, para superar o desafio de fazer o planejamento acadêmico de seus aproximadamente 300 mil alunos e docentes em cerca de 90 unidades espalhadas pelo Brasil (no modelo de negócio presencial), considerando as particularidades e necessidades individuais de cada um e da matriz acadêmica. Ou seja, de forma personalizada.
Confira como soluções baseadas em inteligência artificial para resolver questões de serialização, enturmação, timetable, ensalamento, entre outras, foram e são fundamentais para que o planejamento acadêmico do Yduqs seja referência nacional em eficiência, e um grande case de sucesso.
Yduqs: um dos maiores grupos de educação superior do Brasil
O Yduqs é atualmente um dos maiores grupos de educação superior do Brasil. São mais de 1,3 milhão de alunos e quase 18 mil colaboradores em uma organização estruturada em três divisões de negócios: presencial, digital e premium. Somente na presencial, estamos falando hoje de aproximadamente 300 mil alunos espalhados em cerca de 90 unidades pelo Brasil. O grupo conta um corpo docente robusto, lecionando em faculdades e universidades de renome nacional como Ibmec, Estácio, entre outras.
O modelo de negócio do grupo deixa essa cadeia ainda mais complexa, já que o aluno tem flexibilidade para ajustar sua grade semestral.
Considerando tudo isso, a importância da gestão eficiente de custos e o fato do pacote mais relevante de custo ser a linha docente — dado o tamanho e o core da empresa —, o Yduqs tinha um grande desafio em 2018: como fazer uma gestão eficiente de custo docente sem perder a qualidade acadêmica e tornar o negócio sustentável? Foi quando buscaram uma parceria com a UniSoma, que customizou soluções em inteligência artificial para atender essas necessidades específicas.
A complexidade da cadeia do grupo Yduqs
A atual Diretora de Planejamento Acadêmico da unidade de negócio presencial da Yduqs, Elen Albuquerque, chegou ao grupo em 2018 com Gabriel Lopes (na época o diretor da área), justamente com a missão de implementar soluções analíticas que permitissem, por meio de métodos matemáticos e inteligência artificial, contribuir com o objetivo do grupo de ter eficiência financeira e um negócio sustentável — sem perder qualidade acadêmica. Ainda mais considerando a complexidade do modelo.
“São aproximadamente 300 mil alunos cursando suas respectivas disciplinas (diferentes para cada curso e matriz). Avaliar a melhor oferta, no melhor momento, requer uma série de análises, premissas e variáveis que um profissional precisaria fazer (olhando histórico por histórico), o que é humanamente impossível”, conta Elen. Além disso, essa análise precisaria ocorrer a cada semestre.
Isso porque não é possível prever o comportamento do aluno. Há os regulares, ou seja, aqueles que cursam todas (e somente) as disciplinas propostas no semestre, não têm reprovas e se formam no tempo alinhado com a matriz. Mas há os alunos irregulares. “Hoje eu diria que a maior parte da nossa base é irregular, mas isso pode variar por curso”, explica Elen.
O modelo de negócio da Yduqs oferece aos alunos flexibilidade para o aluno ajustar suas disciplinas da grade, seja por disponibilidade de tempo, localização geográfica, questões financeiras, etc. E isso, obviamente, torna a oferta de disciplinas ainda mais desafiadora. “É preciso considerar todas as premissas acadêmicas e de negócio para que tenhamos e sustentemos esse case de sucesso. A Yduqs soube estruturar e equilibrar bem essas variáveis”, diz Elen.
Uma delas está em entender quais são as melhores ofertas, semestre a semestre, para atender a necessidade de cada aluno, de modo a garantir todos os requisitos acadêmicos. É transformar toda a demanda com oferta.
Corpo docente: a formação do núcleo Yduqs
Um corpo docente qualificado é um dos principais diferenciais de uma instituição de ensino superior, já que os professores carregam a visão e os objetivos da faculdade. Mas alcançar o patamar de ter um núcleo fidelizado e engajado não é tarefa fácil.
“Dado o tamanho da nossa operação, queremos dar mais horas-aula para os professores mais bem avaliados, com boa titulação acadêmica e que têm mais disponibilidade para o Yduqs. Assim, fidelizamos nossos professores e criamos aquilo que chamamos de núcleo duro do corpo docente”, explica Elen.
Então, a entrega de um timetable (quadro de horários) que atendesse os docentes, os alunos e fosse coerente com o modelo da Yduqs não poderia ser deixado de fora na modelagem matemática e nas soluções de scheduling desenvolvidas sob medida.
Soluções analíticas e IA com apoio da UniSoma: o ANTES
Antes das soluções desenvolvidas pela UniSoma, as ofertas eram analisadas em relatórios do Excel e apenas em modo seriado. Com isso, o foco estava mais nas necessidades da matriz acadêmica que nas demandas dos alunos. Consequentemente, surgiam gaps.
Alguns alunos ficavam, muitas vezes, descobertos (sem possibilidades de disciplina disponível para escolher). Por outro lado, como não havia um modelo matemático olhando para a sinergia entre os alunos, acontecia, por exemplo, de ter muitas ofertas disponíveis para os mesmos alunos. Ou seja, havia um desiquilíbrio.
“Parecia ser uma boa oferta para o aluno, mas não atendia as necessidades reais dele e ainda era mais oneroso para a empresa, que poderia ter oferta mais eficiente para o aluno e, consequentemente, para a empresa”, diz Elen.
Esse modelo manual e seriado não conversava com o modelo de negócio da Yduqs, além de demandar tempo de profissionais que deveriam atuar de maneira mais estratégica. Os coordenadores de curso do grupo tinham que parar por meses durante o semestre para fazer o planejamento acadêmico.
Planejamento acadêmico com apoio da UniSoma: o DEPOIS
Especialista em soluções em inteligência artificial, a UniSoma desenvolveu algoritmos sob medida por meio da Pesquisa Operacional (PO) para atender os problemas complexos do grupo Yduqs. Elen explica que foi construída uma linha do tempo para particionar os entregáveis, com 3 etapas dentro do modelo matemático. São elas:
1ª) Olhar para todos os alunos, histórico escolar por histórico escolar, de modo a identificar as disciplinas que eles têm para cursar.
2ª) Entender quais dessas disciplinas traçadas serão ofertadas e em qual momento.
3ª) Entrega do timetable, considerando uma proposta de alocação docente.
Atualmente, a equipe responsável pelo planejamento do Yduqs conseguiu concluir todas essas etapas e elevou seu patamar no sistema de educação brasileiro ao estabelecer um padrão de planejamento acadêmico.
O que antes demandava inúmeros profissionais (da operação e corporativo) por mais de três meses do semestre para fazer o planejamento acadêmico, hoje fica centralizado em um grupo estratégico de colaboradores e acontece durante um mês do semestre.
Os alunos ganharam ofertas customizadas de acordo com suas reais necessidades e os docentes passaram a ter uma visão do planejamento acadêmico mais assertivo e antecipado, o que resulta em fidelização. Elen cita todos os benefícios conquistados com os algoritmos criados pela UniSoma para o projeto de pesquisa operacional:
- Retroalimentação do sistema: as premissas são revisitadas semestralmente, já que o modelo é vivo;
- Visão dos modelos analíticos em tempo real;
- Centralização das soluções analíticas;
- Coordenadores de curso ganham mais tempo para ações estratégicas e menos operacionais;
- Padronização de planejamento acadêmico;
- Planejamento acadêmico mais assertivo e antecipado;
- Previsibilidade de ofertas;
- Fidelização e engajamento dos docentes;
- Disciplinas customizadas para os alunos;
- Cultura organizacional madura para o processo atual;
- Sustentabilidade do negócio.
Futuro: os próximos passos do Yduqs com a inteligência artificial
Elen conta que a UniSoma foi escolhida para desenvolver os algoritmos para a Yduqs principalmente pela expertise dos profissionais e por ser referência no mercado. Mas há outros motivos que tornam a parceria duradoura.
“Além do vasto conhecimento em matemática e estatística, a UniSoma é parceira de verdade. Eles têm senso de urgência e entendem do nosso negócio no mercado. São extremamente proativos tanto na parte técnica quanto em demandas do universo da educação”, diz.
Para o futuro, há novos projetos: trazer mais variáveis à otimização de modo a contribuir com a tomada de decisão. A premissa é olhar para a tendência dos alunos (em quais eles têm maior reprovação e menor engajamento, por exemplo).
Dessa forma, será possível retroalimentar a oferta de planejamento acadêmico e transformar a análise de dados em insights para o modelo de negócio do Yduqs. Agora que o grupo conseguiu fazer uma gestão eficiente de custo docente sem perder a qualidade acadêmica e tornar o negócio sustentável, o próximo passo é melhorar (ainda mais) em qualidade.
Se você, assim como o grupo Yduqs, quer elevar o patamar de inteligência da sua empresa, fale com a UniSoma!
